اكتب الشكاوى التي تحصل على نتائج

تتطلب الشكوى الجيدة إلى أحد المتاجر أو ، على سبيل المثال ، شركة تلفزيون الكابل ، التخطيط والكتابة في كثير من الأحيان. إليك كيفية التأكد من حصول شكواك على نتائج.

قضى زوجي يوم الأحد الماضي في القيام بأحد أنشطته المفضلة في فصل الربيع - مشاهدة مباريات التصفيات المؤهلة لكأس العالم. تبدأ الألعاب في حوالي الظهر وتنتهي في وقت متأخر من المساء. عندما كانت لعبة 8:00 مساءً على وشك البدء ، أصبحت قناة الكبل التي حملتها فارغة.

كنا قادرين على الحصول على جميع المحطات الأخرى ، وليس فقط تلك التي كان ينبغي أن تحمل اللعبة.

لقد اشتكى. انه قناة الأمواج. واستمر في التراجع إلى ما كان ينبغي أن تكون اللعبة. بعد حوالي 45 دقيقة ، اقترحت أن يتصل بشركة الكابلات. مرت 15 دقيقة أخرى عندما أصبح أخيرًا متعبًا عن بعد من التمرين ذهابًا وإيابًا.

بعد الانتظار في الانتظار ، أخبره مندوب خدمة العملاء أننا لا نحصل على اللعبة لأن شركة الكبلات لا يمكنها تشغيل الألعاب المنزلية للفريق المعني: لدى الفريق صفقة خاصة به لبث الألعاب المنزلية على الكابل.

لم يكن راضيا.

هل ستحصل على عقد جديد ، أم هل سيظل هذا مشكلة؟ "سأل زوجي بلا جدوى.

بالطبع ، مندوب خدمة العملاء لا علاقة له بمفاوضات العقد. لذلك ، لم يكن هناك طريقة يمكنها الإجابة على السؤال.

بعد أن انتهى الخط ، اقترحت على زوجي كتابة رسالة شكوى إلى شركة الكابلات. ربما كان هناك بعض الارتياح من ذلك. ولكن بعد أيام ، لم يفعل ذلك. ومثل معظم المستهلكين ، ربما لن يفعل.

يستغرق الأمر الكثير من الوقت والمتاعب ، كما يظن الناس ، وربما تجلس رسائل الشكوى فقط على مكتب دافعي قلم رصاص. البعض ربما ، ولكن ليس دائما. سواء كانت غسالة صحون معيبة أو لعبة مكسورة أو تسليم كتالوج لم تصله إلى منزلك مطلقًا ، فيمكنك أن تشعر بالرضا تجاه خطاب شكوى فعال.

ابدأ من البداية. شكاوى المستهلكين هي جزء من تجارة التجزئة. ولكن هذا لا يعني أن كل مندوب مبيعات تواجهه سيعالج شكواك جيدًا. سيساعد البعض بكل سرور ، استبدال المنتجات المعيبة وإعادة أموالك. إذا لم تحصل على الاستجابة التي تريدها في مكتب المبيعات ، فانتقل إلى مكتبك الخاص ، وابدأ الكتابة.

العثور على المتلقي الصحيح. قبل أن تكتب رسالتك ، تأكد من هبوطها في اليد اليمنى. إذا كان متجرًا تواجه مشكلة فيه ، فاتصل به للحصول على اسم المدير. إذا كانت إحدى مجموعات البيع بالتجزئة عبر الإنترنت ، فتحقق من موقعها على الويب لمعرفة قسم شكاوى العملاء. بغض النظر عن نوع العمل الذي تواجهه مشكلتك ، فاتصل بمقر الشركة واحصل على اسم وعنوان شخص ما في أعلى مستوى - الرئيس أو حتى الرئيس التنفيذي.

أرسل نسختين من رسالتك - إحداهما إلى مدير المتجر والثانية إلى الوحل الكبير. من المرجح أن يولي مدير المتجر اهتمامًا شخصيًا لهذه المسألة إذا علم أن المدير الكبير على دراية بالمشكلة. في الجزء السفلي من رسالتكم ، سي سي سي بسيط: جون سميث ، رئيس شركة ABC ستقوم بالخدعة.

اكتبه. تريد أن تبدو رسالتك احترافية وخطيرة ، لذا فإن الملاحظة المكتوبة بخط اليد ليست هي السبيل للذهاب. اكتب رسالتك بدقة. تأكد من استخدام التدقيق الإملائي - فأنت تريد أن تصل رسالتك ، وليس الأخطاء الإملائية ، إلى القارئ.

أن تكون قصيرة وإلى هذه النقطة. بغض النظر عن مقدار الهارب الذي أعطيت لك ، أو كم من الوقت قصتك ، تكون قصيرة وإلى هذه النقطة. احتفظ بخطابك في صفحة واحدة.

تبدأ مع الحقائق. "لقد اشتريت المنتج X ولكن تم قطعه بعد يوم واحد. لن تعطيني مندوبة المبيعات Mary Jones في المتجر Y استردادًا رغم أن سياسة المتجر تنص بوضوح على أن المبالغ المستردة يتم ردها في غضون 30 يومًا من الشراء."

كن لطيفا بغض النظر عن مدى غضبك. اكتب شيئًا مثل هذا: "كنت آمل أن تتمكن من المساعدة في حل المشكلة."

تقديم حل واضح. "أود استعادة أموالي."

تقديم إطار زمني. أخبر الشركة عما تنوي القيام به إذا لم تحصل على رضا. "آمل أن أسمع منك خلال الثلاثين يومًا القادمة. إذا لم أحصل على رد ، فسأقدم شكواي إلى مكتب الأعمال الأفضل." (يمكنك البحث عن BBB المحلي الخاص بك على موقع Better Business Bureau على الويب.) كن حذرًا هنا. لا أحد يحب سماع التهديدات أو التخويف. كن واقعًا ، ومرة ​​أخرى محترفًا.

أفضل مكتب الأعمال على الإنترنت

تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك. حتى أفضل ممثل للشركة عن قصد لن يتابعك إذا لم تقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك. بعد التوقيع على خطابك ، قم بتضمين اسمك (خاصةً إذا كان توقيعك غير مقروء باسمي ،) وعنوانك وأرقام هواتف العمل والمنزل.

الذهاب العامة. إذا لم تحصل على رضا من رسالتك ، لا تستسلم. إذا كنت تشعر أنك على حق ، ويمكنك إثبات ذلك ، فابحث عن المساعدة في منتدى أكثر عمومية. أرسل خطابًا ثانيًا إلى الشركة وأخبرهم أنك ستعلن على العامة إذا لم يتم الرد على شكواك. ثم اتبع من خلال.

اتصل أو اكتب إلى مستهلكي المراسلات في محطات التليفزيون أو الصحف المحلية. اتصل بخطوط مساعدة المستهلك أو مجموعات الدعوة في منطقتك. خوفًا من الدعاية السلبية ، تستجيب بعض الشركات بشكل أكثر فعالية لمجموعات المستهلكين أو وسائل الإعلام.

بالنسبة لمشكلة كرة السلة لدينا ، فإن الفريق الذي لم نستطع الحصول عليه على الكابل لا يزال في التصفيات. هذا يعني أنه من المحتمل أن يكون هناك المزيد من الألعاب التي لا يتم بثها في منزلي.

لكن علي الاعتراف: لن أكتب خطاب شكوى. أنا معجب بالهوكي ، بعد كل شيء.

كارين برايس مولر مؤلفة إدارة الأموال عبر الإنترنت (Microsoft ، 2001).

    Follow us

    Don't be shy, get in touch. We love meeting interesting people and making new friends.